如何做好会议代表迎接工作？
会议接待工作、会场执行人员，更应该着重注意的就是工作细节。只有按照会议公司制定的工作标准，认真执行每一个环节的要求，才有可能达到客户完美服务、高标准服务的要求。认真、细致、周到，永远是会议服务人员头上的紧箍咒。
接下来，第二节我们将一起分享在迎接抵达宜昌的代表时，我们应该怎样表现，才能体现会议组办单位，和我们宜昌米廷会展作为东道主的热情、以及专业素养。
（1）认真研究客人的基本资料。准确了解客人的名字、相貌特征(如事先有照片
的话)，弄清楚客人的身份、来访目的、与本组织的关系性质和程度，以及其他
的背景材料。
（2）确定迎送规格。根据以上资料，结合本组织的具体情况，确定迎送规格。
对较重要的客人，应安排身份相当、专业对口的人士出面迎送；亦可根据特殊需
要或关系程度，安排比客人身份高的人士破格接待，或安排副职、助理出面。对
于一般客人，由公关部派员迎送即可。
（3）做好迎送准备工作。比如，与有关交通部门联系，核实客人的班机或车船
班次、时间；安排好迎送车辆；预先为客人准备好客房及膳食；如果对所迎接的
客人不熟悉，需要准备一块迎客牌子，写上“欢迎×××先生(小姐、女士)”以
及本组织的名称；如需要，可准备好鲜花等。
（4）严格掌握和遵守时间。无论迎送，均需提前到达机尝车站或码头，不可迟
到。要考虑到中途交通与天气原因。如送行时客人需办理托运或登机手续，可由
公关部派员提前前往代办。
（5）迎接与介绍。接到客人后，即表示欢迎或慰问，然后相互介绍。通常先将前来欢迎的人员介绍给来宾；或自我介绍，并递上名片。客人初到一般较拘谨，
应主动与客人寒暄，话题宜轻松自然，如客人的旅途情况，宜昌当地的风土人情、气
候特点、旅游特色，客人来访的活动安排、筹备情况、有关建议，以及客人可能
关心的其他问题。除客人自提的随身小件行李外，应主动帮助客人提行李。
（6）妥善安排。客人抵达住地后，尽可能妥善安排，使客人感到宾至如归。如
向客人提供活动的日程计划表、本地地图和旅游指南；向客人介绍餐厅用膳时间
及主要的接待安排，了解客人的健康情况及特殊需要(如回程机、车、船票)；到
达后不要马上安排活动，迎接人员不必久留，以便让客人更衣、休息和处理个人
事务；分手前应该约好下次见面的时间及联系方法等。
以上资料来自OK会议联盟，宜昌米廷会展有限公司（暨宜昌新视线旅行社有限责任公司）。欢迎您电询：0717-6735757